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Mejores prácticas en la gestión del conocimiento. El planteamiento de la estrategia de la gestión del conocimiento

Continuamos con el trabajo que se ha realizado en la Red CEDDET de Conocimiento e Innovación en las distintas comunidades para compilar y organizar el conocimiento y las experiencias colectivas de algunos de sus miembros. El tema de la comunidad en esta ocasión ha sido:

El planteamiento de la estrategia de la Gestión del Conocimiento.

El presente documento recoge las conclusiones de la comunidad que ha desarrollado este tema.

Metas, objetivos y estrategia

Algunas de reflexiones trabajadas por el grupo han sido de carácter conceptual. Era necesario, para poder avanzar, recordar y poner en común el significado de algunos de los conceptos:

Las metas nos dan una idea de la dirección a seguir. Son indispensables para conseguir que todos los miembros de una organización avancen en una misma dirección.

Algunos ejemplos pueden ser: “alcanzar una reducción de en los costes de …”, “aumentar en nivel de seguridad en …”, …

Los objetivos complementan a las metas cuantificando los resultados a alcanzar y asociando éstos a un período concreto de tiempo. Suele utilizarse el acrónimo en inglés SMART para recordar que los objetivos deben ser:

  • Specific: Específicos, fáciles de entender.
  • Measurable: Medibles de forma que se pueda conocer si se alcanzaron o no.
  • Achievable: Alcanzables y aceptados por la persona o equipo responsable.
  • Relevant: Relevantes para la organización.
  • Time Bound: Asociados a un período de tiempo.

La estrategia es el camino elegido por la organización para acercarse a las metas y alcanzar los objetivos.

La estrategia de la gestión del conocimiento nos especifica qué es “lo que vamos a hacer” para alcanzar las metas y objetivos asociados a la gestión del conocimiento.

Para definir la estrategia deberemos comenzar evaluando cuál es el punto de partida de la organización y qué es lo que queremos conseguir, respondiendo a preguntas cómo:

  • ¿Qué es lo que estamos haciendo ahora en gestión del conocimiento?
  • ¿Cuáles son los actuales resultados?
  • ¿Cuáles deberían ser?
  • ¿Qué es lo que deberíamos hacer para alcanzarlos?

La estrategia de gestión del conocimiento deberá detallar qué procesos y herramientas tecnológicas vamos a utilizar para compartir y recopilar el conocimiento crítico de la organización, quiénes van a ser los responsables de llevar a cabo las actividades necesarias y cómo vamos a asegurar que los resultados esperados de produzcan.

Los pasos a llevar a cabo

Complementando las conclusiones de la Comunidad, podemos afirmar que los pasos a llevar a cabo son:

  1. Análisis inicial de la situación actual: El resultado del análisis debe ofrecer una idea lo más clara y completa posible de lo que se esta haciendo ahora en gestión del conocimiento.
  2. Identificación del conocimiento crítico de la organización: La gestión del conocimiento requiere del uso de recursos escasos. Por ello, es indispensable dedicar esos recursos a la gestión del conocimiento que sea realmente relevante para la organización. Este conocimiento puede ir cambiando en el tiempo, si la organización modifica sus objetivos y líneas estratégicas.
  3. Elaborar el plan de acción: El documento que detalla “lo que vamos a hacer” para que los equipos y las personas compartan y recopilen el conocimiento crítico y sus experiencias a él asociadas. Este plan debe especificar quién es el responsable y con que medios va a contar para llevarlo a cabo. Es recomendable que el propio plan detalle cómo se va hacer el seguimiento de los resultados y qué medidas se tomarán en el caso de que éstos no sean los esperados.

Algunos consejos a tener en cuenta

Conviene no caer en algunas confusiones habituales:

“Gestionando la información y los documentos que la contienen gestionamos el conocimiento”.

El conocimiento lo poseen las personas y se llega a él a través del aprendizaje. La información está en “los papeles”, bases de datos, procesos, … No puede hacer gestión del conocimiento si no se produce aprendizaje.

“Como que lo que “hay que hacer” para gestionar el conocimiento está “escrito”, se llevará a cabo.”

Es indispensable definir y acompañar a los responsables formales de las funciones y tareas asociadas a la gestión del conocimiento. De otra forma, lo más probable, es que éstas queden por hacer.

“La tecnología me marca cómo gestionar el conocimiento”

La tecnología deber facilitar que las personas compartan y recopilen conocimiento. Nunca debe de limitar estas actividades. Si la tecnología actual dificulta las actividades, seguro que habrán otras soluciones que las faciliten. La tecnología debe de estar al servicio de la gestión del conocimiento y no al revés.

Recordar que es necesario:

  1. Haber identificado el conocimiento crítico.
  2. Disponer y haber definido los tres facilitadores: los procesos (qué y como vamos a hacer para gestionar el conocimiento), las personas y sus roles (quién va a ser el responsable), la tecnología para implementar de forma adecuado los procesos.
  3. Disponer de un modelo de gobernanza que establezca las expectativas de la organización, que defina cómo vamos a medir los resultados alcanzados y que ponga a disposición los recursos necesarios.

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